PapierversandOptimierung der ein- und ausgehenden Korrespondenz

Die eingehende papierförmige Post kann fast immer manuell in ein digitales Format umgewandelt werden, für die ausgehende Post können Tools eingesetzt werden, mit denen selbst Serienbriefe mit einem einfachen Klick verwaltet werden können. In diesem Zusammenhang bietet WIIT den Unternehmen einen Dienst an, bei dem die eingehende Papierpost konvertiert und in einer digitalen Umgebung gespeichert wird, während die ausgehende Post automatisiert wird, ohne dass ein manuelles Eingreifen für jede einzelne Sendung erforderlich ist.

Nicht nur digitales Multichannelling

Unabhängig davon, wie groß der Anteil der Papierpost an der gesamten Geschäftskorrespondenz ist, muss ihre Verwaltung in das Protokoll und die Zuweisungskriterien einbezogen werden, die den gesamten Schriftverkehr regeln. Das Multichanneling kann sich nämlich nicht nur auf die digitale Dimension beziehen, sondern muss jede Art der Kommunikation nach außen und von außen einschließen.

Beispiele für den Papierversand

Es gibt zahlreiche Beispiele für den Papierversand, vor allem im B2C-Markt: von Versorgungsunternehmen, die Rechnungen an ihre Kunden schicken, über Banken, die Kontoauszüge, Verträge und Buchhaltungsunterlagen an ihre Kunden senden, bis hin zu öffentlichen Verwaltungen, welche die Bürger häufig noch immer mittels traditioneller Methoden kontaktieren.

Die WIIT-Methode

WIIT bietet eine Protokollverwaltung, in deren Rahmen der Papierversand ein integraler Bestandteil des gesamten Schriftverkehrs ist, der PEC, E-Mail und alle digitalen Sendungen umfasst. Auf diese Weise werden bei der Erstellung eines einzigen „Korrespondenzdossiers“ auch Schriftstücke auf Papier und nicht nur digitale Mitteilungen berücksichtigt.

Warten auf die vollständige Entmaterialisierung

Solange die Entmaterialisierung aller Dokumente noch nicht vollzogen ist, muss sich die zum Teil gesetzlich vorgeschriebene Koexistenz mit dem Papierversand an den Kriterien der Optimierung der Abläufe und der Homogenisierung der Quellen orientieren. Diese Kriterien kennzeichnen den Ansatz von WIIT für einen digitalen Übergang, der den tatsächlichen Kontext, in dem er stattfindet, berücksichtigt.

Verwaltung des Papierversands

Der Papierversand, ob eingehend oder ausgehend, muss durch Multikanalstrategien gesteuert werden, welche die Wünsche der Empfänger respektieren und die Grundlage für eine spätere Umstellung bilden. Ein Papierdokument kann zum Beispiel später durch PEC, eine E-Mail und sogar eine SMS beantwortet werden. Dabei sind stets die Vorschriften einzuhalten und die vom Kommunikationspartner gewählten Kanäle zu respektieren.