Postalizzazione cartaceaOttimizzare inbound e outbound

Il processo di postalizzazione cartacea, sebbene nella corrispondenza in ingresso (inbound) possa essere trasformato in formato digitale con modalità quasi sempre manuali, nella corrispondenza in uscita (outbound) può avvalersi di strumenti che rendono perfino l’invio massivo di corrispondenza gestibile con un semplice click. WIIT, a tal proposito, offre alle aziende un servizio con cui la posta cartacea ricevuta viene convertita e archiviata in un ambiente digitale, mentre quella in uscita viene automatizzata, senza richiedere un intervento manuale per ogni singolo invio. 

Multicanalità non solo digitale

A prescindere da quanto incida la postalizzazione cartacea rispetto all’intero flusso di corrispondenza aziendale, la sua gestione va inserita nei criteri di protocollo e assegnazione che governano la corrispondenza nel suo complesso. La multicanalità, infatti, non può riferirsi soltanto alla dimensione digitale, ma deve includere qualsiasi tipologia di comunicazione da e verso l’esterno. 

Esempi di postalizzazione cartacea

Esistono diversi esempi di postalizzazione cartacea soprattutto nel mercato B2C: dalle Utility che inviano le bollette agli utenti alle banche che recapitano estratti conto, contratti, e documenti contabili ai clienti, fino alle Pubbliche Amministrazioni che tuttora spesso si servono di modalità tradizionali per raggiungere i cittadini. 

Il metodo di WIIT

WIIT propone una gestione del protocollo nella quale la postalizzazione cartacea è parte integrante di tutto il flusso di corrispondenza che comprende PEC, e-mail e qualsiasi invio di natura digitale. In questa maniera la creazione di un unico “Dossier corrispondenza” include anche le comunicazioni cartacee e non solo quelle digitali. 

Aspettando la dematerializzazione totale

Fin quando la dematerializzazione documentale non avverrà su qualsiasi documento, la convivenza con la postalizzazione cartacea, talvolta prevista per legge, dovrà ispirarsi a criteri di ottimizzazione dei flussi e di omogeneizzazione delle fonti. Criteri che caratterizzano l’approccio di WIIT basato su una transizione digitale che tiene conto del contesto effettivo in cui avviene. 

Come governare la postalizzazione cartacea

La postalizzazione cartacea, in ingresso e in uscita, va governata seguendo strategie multicanali che, nel rispettare i desiderata di coloro che vi fanno ricorso, mettano le basi di una successiva conversione. A un documento cartaceo si può rispondere ad esempio successivamente con una PEC, una e-mail e persino un SMS. Sempre mantenendo la compliance normativa e non trascurando i canali preferiti dall’interlocutore.